Zugewiesene Assets im JSM-Portal für Nutzer sichtbar machen

In JSM-Assets liegen alle Geräte, Lizenzen und Verträge — aber Nutzer sehen selten, was auf ihren Namen läuft. Drei Wege das aufzulösen, mit ihren Trade-offs.

Ursprünglich von uns in der Atlassian Community (App Central) veröffentlicht.

Die Transparenz-Lücke

In vielen Organisationen werden in Jira Service Management und Assets strukturierte Inventare gepflegt:

  • Laptops und mobile Geräte
  • Software-Lizenzen
  • Verträge
  • Zugangsdaten
  • Abonnements
  • Sonstige Unternehmensressourcen

Aus IT-Sicht ist alles sauber erfasst. Aus Nutzersicht — oft eine Black Box. Endnutzer wissen typischerweise nicht:

  • Welches Gerät genau auf ihren Namen registriert ist
  • Welche Lizenzen sie gerade halten
  • Wann etwas abläuft
  • Wer offiziell als Besitzer eingetragen ist

Das ist die Lücke zwischen Daten-Verfügbarkeit und Daten-Transparenz. Folgen: wiederkehrende Support-Tickets, manuelle Recherchen der IT, Verzögerungen beim Offboarding, Reibung bei Audits, Verwirrung bei Verlängerungen, weniger Vertrauen in interne Prozesse.

Die zentrale Frage: Wenn Assets bereits strukturierte, verlässliche Daten enthält — warum bleiben diese vor den Personen versteckt, die sie beschreiben?

„My Assets" im JSM-Portal — Schemas und Attribute auf den aktuellen Nutzer gefiltert

Option 1 — Automation + E-Mail

Mit Jira-Automation realisierbar:

  1. Nutzer (ID + E-Mail) per Webrequest senden abrufen — z. B. Get users from group.
  2. Über {{webResponse.body.values}} verzweigen.
  3. Pro Nutzer Objekte suchen mit AQL: objectType = Laptops AND Owner = {{user.accountid}}.
  4. Zeitgesteuert per E-Mail an {{user.emailAddress}} versenden.

Beispiel-Mail mit der Liste der zugewiesenen Assets

Pro: Bordmittel, keine zusätzliche UI.

Contra: Webrequest + API-Token nötig, mehrere Schemas schwer abzudecken, keine kombinierte Übersicht in einer Mail, statische Daten, keine Echtzeit, E-Mails gehen verloren, keine Filterung auf Empfängerseite.

Als Übergangslösung brauchbar. Als Dauerlösung nicht ideal.

Option 2 — Assets direkt im JSM-Portal anzeigen

Eine Self-Service-Ansicht im Portal ersetzt den E-Mail-Loop. Wir haben das in unserer App Assets Gadgets for Jira (Dashboards & Reporting) umgesetzt.

Assets Gadgets — Bereich „My Assets" im Portal

Aufschlüsselung pro Schema mit ausgewählten Attributen

In der Konfiguration legt man Schemas, Objekttypen und sichtbare Attribute fest. Filter ist eine kontrollierte AQL-Abfrage:

Owner = currentUser()

Bei verknüpften Objekten geht es eine Ebene tiefer:

"Owner"."Atlassian Account ID" = currentUser()

Garantien:

  • Nutzer erhalten keinen Zugriff auf das ganze Schema
  • Nutzer können keine freien AQL-Abfragen ausführen
  • Filterung auf Anwendungsebene — currentUser() wird serverseitig ersetzt
  • Transparenz, ohne das Zugriffsmodell zu umgehen

Admin-Konfiguration: Schemas, Objekttypen und Attribute auswählen

In unserem Einsatz rendert das Gadget einen Bereich „My Assets" im JSM-Portal. Mehrere Schemas, unterschiedliche AQL-Filter pro Schema und explizite Spaltenauswahl werden unterstützt.

Pro: schnelles Setup, mehrere Schemas + Objekttypen, keine Webhooks oder Tokens nötig, Echtzeit-Updates.

Ziel ist nicht „alles offenlegen" — sondern Support-Last reduzieren und Assets von einer internen IT-Datenbank zu einer transparenten Self-Service-Schicht machen.

Option 3 — Assets in das Antragsformular einbetten

Assets-Felder mit dynamischem AQL direkt im Antragsformular. Nützlich, wenn das Asset im Moment der Ticket-Erstellung gebraucht wird — z. B. „defekten Laptop melden, eigenen aus der Liste wählen".

Liefert keine allgemeine Übersicht über zugewiesene Objekte; ergänzt Option 1 oder 2, ersetzt sie nicht.

Welche Option passt?

Drei ehrliche Antworten je nach Kontext:

  • Reaktiv — im Antragsformular einbetten (Option 3), wenn Assets nur zur Ticket-Erstellung relevant sind.
  • Periodisch — Automation + E-Mail (Option 1), wenn kein Portal-Anpassungs-Budget vorhanden ist.
  • Immer verfügbar — im Portal rendern (Option 2), wenn ihr keine Tickets der Art „Was steht auf meinem Namen?" mehr wollt.

Wie löst ihr das in eurer Organisation? Schreibt uns gern über Support.